Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý về Phòng cháy chữa cháy (PCCC) không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các đợt kiểm tra liên ngành mà còn là cơ sở để bảo hiểm chi trả khi có sự cố. Dưới đây là danh mục chi tiết các loại giấy tờ mà mọi doanh nghiệp cần phải có để hoạt động đúng luật và tránh các mức phạt nặng.
1. Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC (Hồ sơ gốc)
Theo Thông tư 149/2020/TT-BCA, đây là bộ hồ sơ “sống” doanh nghiệp phải lưu giữ tại cơ sở, bao gồm:
-
Nội quy, quy định về PCCC: Văn bản ban hành các nội quy an toàn, sơ đồ chỉ dẫn thoát nạn.
-
Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở: Danh sách nhân viên tham gia đội ứng phó tại chỗ.
-
Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC: Chứng chỉ cấp cho đội PCCC cơ sở và những người làm việc trong môi trường nguy hiểm cháy nổ.
-
Phương án chữa cháy của cơ sở: Đã được phê duyệt bởi cơ quan Cảnh sát PCCC.
2. Nhóm giấy tờ về Thẩm duyệt và Nghiệm thu
Đối với các công trình thuộc diện phải thẩm duyệt (theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP), hồ sơ bắt buộc phải có:
-
Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế PCCC: Văn bản xác nhận bản vẽ thiết kế đạt chuẩn trước khi xây dựng.
-
Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu PCCC: Đây là “giấy khai sinh” cho phép công trình đi vào hoạt động chính thức.
-
Hồ sơ hoàn công hệ thống PCCC: Các bản vẽ thực tế sau khi thi công và danh mục thiết bị đã lắp đặt.
3. Nhóm giấy tờ về Kiểm định và Bảo trì thiết bị
Cảnh sát PCCC sẽ kiểm tra rất kỹ nguồn gốc và tình trạng hoạt động của thiết bị:
-
Giấy chứng nhận kiểm định phương tiện PCCC: Áp dụng cho máy bơm, bình chữa cháy, đầu báo cháy, vòi phun…
-
Biên bản kiểm tra an toàn PCCC định kỳ: Ghi chép lại các lần tự kiểm tra của doanh nghiệp và kiểm tra của cơ quan chức năng.
-
Hợp đồng bảo trì hệ thống: Minh chứng doanh nghiệp có duy trì bảo dưỡng hệ thống định kỳ (ít nhất 1 năm/lần cho toàn hệ thống).
Các mức phạt doanh nghiệp thường gặp nếu thiếu hồ sơ
Nếu không xuất trình được các giấy tờ trên, doanh nghiệp có thể đối mặt với các mức phạt theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP:
Lỗi vi phạm – Mức phạt dự kiến
Không lập hồ sơ quản lý PCCC : 3.000.000đ – 5.000.000đ
Không có phương án chữa cháy: 5.000.000đ – 10.000.000đ
Hoạt động khi chưa có nghiệm thu PCCC: 60.000.000đ – 100.000.000đ
Thiết bị chưa qua kiểm định: 8.000.000đ – 15.000.000đ
Lời khuyên: Doanh nghiệp nên số hóa hồ sơ và có một nhân sự chuyên trách theo dõi thời hạn của các loại giấy phép (đặc biệt là chứng chỉ huấn luyện và tem kiểm định bình chữa cháy).
Quy trình hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ PCCC
Nếu bạn đang lúng túng vì hồ sơ quá phức tạp hoặc bị thất lạc, tôi có thể hỗ trợ bạn:
-
Rà soát toàn bộ danh mục hồ sơ hiện có của doanh nghiệp.
-
Tư vấn soạn thảo các văn bản nội bộ đúng mẫu quy định.
-
Hỗ trợ nộp hồ sơ thẩm duyệt và nghiệm thu nhanh chóng.
Bạn có muốn tôi gửi danh sách kiểm tra (checklist) chi tiết để tự rà soát lại hồ sơ tại văn phòng không?
